MF債務支払で行っていた請求書の受付・承認を、Googleドライブとスプレッドシート（承認台帳）で行う仕組みに切り替えます。このページでは、各社の皆さんがやることだけをまとめています。計上・振込・消込は会計チームが行います。
請求書をドライブのフォルダに入れる → 承認者がスプレッドシートで「承認」を選ぶ。これだけです。MF債務支払の画面にログインする必要はなくなり、利用料もかからなくなります。
| いま（MF債務支払） | これから | |
|---|---|---|
| 費用 | MF債務支払の利用料が毎月かかる | 追加費用なし（今お使いのGoogleドライブ・Slackで動きます） |
| 請求書の受付 | MF債務支払にアップロード | 会社ごとに決めたGoogleドライブの月別フォルダに入れる |
| 承認 | MF債務支払の画面で承認 | 承認台帳（スプレッドシート）で「承認／差戻し」を選ぶ |
| 承認の記録 | あり | あり（承認者の名前と日時を自動で記録） |
| 承認のお知らせ | MFからのメール | Slackで承認者に届く。承認が終わると会計チームへ自動で連絡 |
フォルダに入った請求書を読み取り、取引先・金額・支払日などを書き込んだ台帳を毎月作ります。勘定科目や部門も、過去の実績から下書きを入れてあります。承認者は中身を確かめて、足りない所だけ選ぶ形です。
2608(9月支払) のような名前です。「いつ払うか」の月で選んでください（請求書の日付の月ではありません）。フォルダの場所は、会計チームから会社ごとにご案内します。00_台帳記入済 → 01_承認済 などのフォルダへ移ります。動かしたり消したりしなくて大丈夫です。02_差戻し（差替え待ち） に残っているものは、取引先からの差替えを待っている請求書です。承認者が「差戻し」を選んだ請求書は、取引先に修正をお願いしてください。修正版が届いたら、はじめに入れたのと同じフォルダに入れ直すだけで、台帳に「-再」の行が追加されます。
取引先からMF債務支払へ直接アップロード・メールしてもらっていた場合は、切り替え日より前に送り先の変更を伝えてください。
台帳ができると、Slackにお知らせが届きます（件数・承認締切・台帳へのリンクつき）。リンクから開いて、「承認台帳_承認者」タブだけを見てください。ほかのタブは会計チーム用です。
スマホだと、入力が足りないときの説明の窓が表示されず、選んだ内容が消えるだけに見えます。
| 色 | 意味 |
|---|---|
| 黄色のセル | あなたが選ぶ・書く欄 |
| 灰色のセル | 触らなくてOK（自動で入る欄・書かなくていい欄） |
| 白い行 | 承認待ち |
| ピンクの行 | 差戻し中（履歴として残ります。触らなくてOK） |
| 灰色の行 | 済（承認・確認済）。O 列が「取下げ」の行は、会計チームが支払対象外にした行です |
| 淡い青の行 | 見出し（「■ 15日払い」など）。承認締切の日付もここに書いてあります |
O 列で「差戻し」→ P 列で理由を選びます（金額相違／内容相違・不明／インボイス番号なし（再発行依頼）／支払対象外（取り下げ）／その他）。修正版が届くと「-再」の行が増えるので、その行をもう一度承認してください。理由が「インボイス番号なし」のときは、再承認は不要です。
L 列（部門）で分け方を選びます。
| L 列で選ぶもの | M 列（按分指定） | 使うとき |
|---|---|---|
| 部門名を1つ | 書かない | 分けない（ふつうはこれ） |
| 按分：○○ | 書かない | 会社で決めてある分け方を使う。中身は「按分グループ（参照用）」タブ |
| 按分：自分で指定 | 書く（黄色になる） | 均等 部門A、部門B／比率 部門A:60%、部門B:40%／金額 部門A:120000、部門B:180000 |
| 按分：明細どおり | 書かない | 請求書の明細ごとに部門が違う。下に「└」の内訳行が並びます |
| 按分：経理へ相談 | 書かない | 決められないとき。会計チームが引き取ります |
「└」で始まる内訳の行は承認しません。上の行でまとめて承認します。
振込日（15日・25日など）から逆算して決まります。正確な日付は、Slackのお知らせと台帳の見出し行に書いてあります。
※ 日数は原則です。会社ごとに違う場合は会計チームからご案内します。
切り替え月から新しい仕組みで運用し、問題がなければMF債務支払の利用を止めます。
入れた場所が、会計チームから案内された場所（月フォルダそのもの／中の請求書フォルダ）と合っているか確認してください。正しい場所に入れ直せば、次に台帳を更新したときに追加されます。
黄色の欄に足りないものがあります。パソコンで開くと、何が足りないかが窓で表示されます。
J 列で「不明（経理へ相談）」を選んでください。差戻しにする必要はありません。
早めに会計チームへご相談ください。
台帳は自動で作られるので、作らなくて大丈夫です。タブや列を増やす・消すと読み取れなくなるため、変更はしないでください。